Какие виды совещаний бывают
Давайте рассмотрим некоторые типы совещаний, с названием которых сложно точно определиться.
Возьмем, например, те, которые проводятся в первую очередь, когда у руководства есть информация для обсуждения. Вместо того, чтобы составлять памятки или проводить несколько переговоров с глазу на глаз, они решают сэкономить время, истощая силы своих коллег, срывая рабочий процесс и собирая всю команду в одном помещении. Это «удобные совещания» и они почти всегда оказываются неудачным решением. Они, как правило, удобны для одного из участников и неудобны для остальных.
Встречи, которые названы традиционно или по привычке – формальные совещания – должны быть запрещены. Данные собрания некогда отвечали цели, но цель с тех пор была уже утрачена. Итак, вместо того, чтобы рассматривать вопрос и спрашивать: «Является ли совещание лучшим способом затронуть данный вопрос?», мы относимся к совещанию как к некой данности и спрашиваем: «Какие вопросы мы должны разобрать на данном совещании?». В результате, нам всегда гарантирован ряд тем для обсуждения, вне зависимости от того, насколько они обыденны. Такая ситуация произошла в бюро переводов у метро Чеховская при нотариальном заверении в Кузьминках.
Некоторые совещания названы так под видом совместной работы или согласования, а это действительно то средство сообщения, которое мы преследуем. Мы называем такие совещания общественными. Сообщение – это цель, достойная похвалы, но совещания – довольно низкий способ, чтобы ее поддерживать. Вместо этого пригласите людей к коллективной работе, на корпоратив или вечеринку. Но предусмотрите возможность выбора. В то время как экстравертам в команде может понравиться возможность неформального общения, интроверты могут предпочесть остаться дома и завершить ту или иную работу.
И последнее. Мы переходим к «совещанию по принятию решения», совершенно ошибочному термину, поскольку он подразумевает, что совещание само по себе означает принятие решения. Но не совещания принимают решения, а руководители. Обсуждения в группах может, конечно, помочь поддержать этот процесс, поэтому давайте называть их совещаниями в поддержку решения для напоминания руководителю, что это ее работа, и только ее, обеспечить принятие мер. Так же целесообразным является разграничение совещаний в поддержку решения следующим образом: высокой важности, малой важности и незначительные совещания. В первом типе вы намерены поддерживать настоящую открытую полемику. Исследование показывает, что умеренный конфликт задач приводит к более точным решениям, таким образом, требует объективности от участников и провоцирует их противостояние. Созыв таких совещаний высокой важности напомнит вам о необходимости позволить лучшему решению стать приоритетным, даже если оно не ваше.
Если принимаемые решения менее значимы, цель заключается не в замедлении, а в ускорении. Предложите план для продвижения вперед и акцентирования внимания на создании личной заинтересованности. Конечно, вы должны допускать расхождение во мнениях и быть готовы внести изменения в ваш план, несмотря на убедительные доводы. Но стремясь к быстрому принятию решения, таким образом, вы можете потратить уйму времени, координируя выполнение задач. Как и в случае с совещаниями, созываемыми для поддержки незначительных, незначимых решений, они, очевидно, не должны никогда не увидеть свет.
Представьте культуру, в которой люди регулярно говорят о совещаниях, используя данный тип точного языка. Вообразите кого-нибудь, отклоняющего приглашение на встречу, называя ее формальным совещанием. Представьте себе руководителя на совещании в поддержку решения, спрашивающего себя, являются ли его совещания важными или малозначимыми. Задумайтесь о том человеке, который отменяет предстоящее собрание персонала и взамен запрашивает проведение нескольких переговоров. Более точный язык не является единственной мерой, которую вы можете принять для преобразования вашей культуры совещаний, но это хорошее начало.
